Poder Judicial: Se destruirá material innecesario de los repositorios judiciales

El ‘Plan de Eliminación de documentos jurisdiccionales y administrativos existentes en los archivos del Poder Judicial 2023’ aprobó esta entidad con el objetivo de que se ejecuten acciones y procedimientos que garanticen la destrucción de material innecesario de los repositorios judiciales que requieren descongestionarse inmediatamente. 

La Conapj supervisará, monitoreará y controlará el cumplimiento del plan.

La tarea se ejecutará en los archivos desconcentrados (antiguos archivos centrales) de las cortes superiores de justicia del país, la Corte Suprema de Justicia de la República, la Oficina de Control de la Magistratura (Ocma), la gerencia general, el Consejo Ejecutivo y la Procuraduría del Poder Judicial.

Sobrecarga

De acuerdo con el plan, que se aprobó mediante la Resolución N.° 0105-2023-CE-PJ, esta labor permitirá también continuar con el descongestionamiento de la sobrecarga existente en los repositorios de los archivos desconcentrados señalados, “gracias a la minuciosa identificación, selección y clasificación de documentos jurisdiccionales y administrativos”, según los criterios jurídicos valorativos descritos en el mismo plan y la Directiva N.° 016-2022-CE-PJ.

A la par, posibilitará conocer la cantidad de acervo documentario eliminado, así como el número de folios y metros lineales destruidos, evidenciándose un diagnóstico real cualitativo y cuantitativo, lo cual permitirá efectuar un nuevo diagnóstico real a escala nacional, resalta la norma.

El plan desarrollará actividades sobre la base de los principios de legalidad/autorización, irreversibilidad, seguridad y confidencialidad, oportunidad y actuación documentada.

En el primer caso, explica, la eliminación de documentos se efectuará cuando el expediente administrativo haya perdido completamente su valor y utilidad, de acuerdo con las normas vigentes.

Respecto a la irreversibilidad, señala que el proceso se ejecutará empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción y posterior utilización de los documentos, así como la recuperación de cualquier información contenida en ellos.

Es deseable que el método utilizado sea respetuoso con el medio ambiente, así como, en la medida de lo posible, el resultado pueda ser reciclado, agrega.

Sobre la seguridad y confidencialidad, el plan subraya que los documentos que incluyan datos de carácter personal o confidencial se eliminarán de acuerdo con un procedimiento que garantice la preservación de su información hasta el momento de su destrucción y la imposibilidad de recomposición, tanto de la información como de los soportes.

Para garantizar el principio de oportunidad, la eliminación se efectuará en el tiempo necesario, de forma que ningún documento se destruya antes de lo establecido; es también importante que no se conserven más tiempo de lo necesario, anota.

Justificación

La eliminación es una actividad programada por las entidades del sector público, en caso existan motivos para conservar los documentos más allá de los plazos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos, se deberán justificar esos argumentos para su posterior modificación, recalca.

El plan señala que el principio de actuación documentada consiste en que el proceso de eliminación siempre se deberá documentar. De esta forma, los inventarios, informes, actas de sesión, copias de correos electrónicos solicitando información adicional u autorizaciones, oficios y registros serán prueba de veracidad de las actuaciones durante el procedimiento, enfatiza.

La validación de metas para desarrollar el plan estará a cargo de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial (Conapj). Para ello, la Subcomisión Distrital de Archivos, o quien haga a sus veces, verificará que el cumplimiento de las metas y proyecciones y/o metas internas señaladas por los responsables de archivos esté acorde a su realidad institucional o si se excedieron en su proyección, para un proceso real de eliminación.

El equipo humano del plan se ubicará, en lo posible, en un ambiente y/o espacio físico adecuado que cuente con las condiciones de implementación tecnológica y logística (muebles, PC, equipos digitalización, etcétera). En forma excepcional, podrá laborar fuera del archivo desconcentrado, así como muy excepcionalmente realizará labores operativas en repositorios de subsedes.

Metas

Además, en estrecha coordinación con el responsable del archivo y la subcomisión distrital de archivos fijarán metas diarias, semanales y mensuales para el logro del objetivo final; de esta forma también se podrá monitorear tanto de la instancia nacional como local de forma objetiva el avance y eficiencia de la eliminación debida en el periodo establecido.

El plan establece las metas programadas para el presente año. Las cortes superiores de justicia, la Corte Suprema de Justicia de la República, la Ocma, gerencia general, Consejo Ejecutivo y Procuraduría deberán solicitar la autorización de la eliminación 250 metros lineales de documentos para el presente año; de los cuales en el primer semestre deberán pedir la eliminación de 100 metros lineales y en el segundo semestre 150 metros lineales, sobre la base del cronograma de actividades precisadas en su anexo 6, puntualiza.

Supervisión y control

La Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial supervisará, monitoreará y controlará el cumplimiento del ‘Plan de Eliminación de documentos jurisdiccionales y administrativos existentes en los archivos del Poder Judicial-2023’. Además, brindará asesoramiento y soporte técnico a los archivos de la Corte Suprema de Justicia, la Ocma, el CEPJ y la gerencia general del Poder Judicial.

La comisión presentará al Consejo Ejecutivo un informe con los resultados cualitativos y cuantitativos del plan y otros datos que considere pertinente.

La resolución faculta al presidente del Poder Judicial; titulares de las cortes; jefe de la Ocma; gerente general y procurador del Poder Judicial adoptar las acciones y medidas administrativas para el adecuado cumplimiento de la norma, sin gastos para la institución. A la par, dispuso que el consejero responsable de la comisión presente un informe ampliatorio sustentando la mejora y continuidad del plan, en los años siguientes, sobre los archivos citados.

Gestión

Para desarrollar exitosamente el plan, se contará con el personal de planta que actualmente cada corte superior tiene en su archivo desconcentrado; aunado a ello, se dispondrá al personal del Plan de Descarga.

El plan precisa que será necesario que se gestione transporte, estadía y alimentación para el personal de la Conapj con la finalidad de que pueda trasladarse a las cortes superiores y brinde capacitación y asesoramiento técnico de manera presencial al personal de archivos sobre la elaboración de las series documentales, formatos de inventario de eliminación de documentos y las etapas del proceso.

Cifra

66 millones de folios, aproximadamente, espera eliminar el Poder Judicial en el presente año.

Puede visualizar la nota de prensa aquí: http://bit.ly/3FX2eeu