Se aprueban criterios a considerar para atención virtual especializada sobre procedimientos registrales y administrativos registrales
I. OBJETIVO
Uniformizar los criterios a considerar en la atención virtual especializada sobre los procedimientos registrales y administrativo registrales, brindados a las personas administradas por los órganos de la Sede Central de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (SUNARP) y por sus órganos desconcentrados.
II. ALCANCE
Los presentes lineamientos son de ámbito nacional y de aplicación por la Dirección Técnica Registral, por el Tribunal Registral, por las Jefaturas Zonales y por las Unidades Registrales de la SUNARP.
III. BASE LEGAL
3.1 Texto Único Ordenado de la Ley del Procedimiento Administrativo General N.º 27444, aprobado por Decreto Supremo N.º 004-2019-JUS.
3.2 Decreto Legislativo N.º 1497, Decreto Legislativo que establece medidas para promover y facilitar condiciones regulatorias que contribuyan a reducir el impacto en la economía peruana por la emergencia sanitaria producida por el COVID-19.
3.3 Reglamento de Organización y Funciones de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos – SUNARP, aprobado mediante Decreto Supremo N.º 012-2013-JUS.
3.4 Directiva DI-001-SOR-SNR-DTR, Directiva que regula la atención especializada a los administrados sobre procedimientos registrales y administrativo registrales en trámite, aprobada por Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos N.º 110- 2019-SUNARP-SN.
3.5 Protocolo de acción de prevención, vigilancia de la salud y control de riesgos frente al brote de coronavirus (COVID-19) en la SUNARP, aprobado por Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos N.º 061- 2020-SUNARP-SN.
3.6 Plan de reactivación de las actividades en la SUNARP, aprobado por Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos N.º 052- 2020-SUNARP-SN.
IV. RESPONSABILIDAD
Son responsables del cumplimiento de los presentes lineamientos la Dirección Técnica Registral, la Presidencia y Vocales del Tribunal Registral, la Jefatura de la Oficina General de Tecnologías de la Información, las Jefaturas Zonales, las Jefaturas de las Unidades Registrales, las Jefaturas de las Unidades de Tecnologías de la Información, los/las Registradores/as Públicos/as, los/las Abogados/as Certificadores/as, las/los Coordinadores/as, los/las profesionales que suscriben los informes técnicos de catastro; así como los demás funcionarios/as y servidores/as intervinientes, según sea el caso y de acuerdo a sus funciones específicas.
V. CONSIDERACIONES GENERALES
5.1. Definición de la atención virtual especializada.
La atención virtual especializada es la acción funcional obligatoria a cargo de los/las servidores/as y funcionarios/as de la SUNARP, que consiste en escuchar la exposición y argumentos de la persona administrada en el marco de un procedimiento registral o administrativo registral en trámite, haciendo uso de un medio de comunicación no presencial.
Los supuestos y alcances para brindar la atención virtual especializada se encuentran regulados en la Directiva DI-001-SOR-SNR-DTR aprobada por Resolución de Superintendente Nacional de los Registros Públicos N.º 110-2019-SUNARP/SN.
5.2. Solicitud de atención virtual especializada.
La solicitud de atención virtual especializada la formula la persona administrada por cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
a) Teléfono, a través de los números específicamente habilitados para ello.
b) Correo Institucional del órgano o de la oficina registral correspondiente.
c) Escrito presentado por la Oficina de Trámite Documentario o a través de la Mesa de Trámite Documentario Virtual (MTDV).
Al efectuar el seguimiento del estado de un título en trámite, a través de la plataforma “Síguelo”, y según el estado del mismo, podrá visualizarse el correo de la oficina registral respectiva, para solicitar la atención virtual especializada.
5.3. Medio para brindar la atención virtual especializada.
La atención virtual especializada se brinda mediante el empleo de la Solución Empresarial Colaborativa denominada “Google Meet”.
En caso no sea posible el empleo de la citada plataforma virtual, por caso fortuito o de fuerza mayor, como incidentes tecnológicos, limitaciones de conectividad o alguna restricción operativa, la atención se debe brindar mediante:
• Otra plataforma de comunicación virtual idónea; debiendo comunicarlo a la Oficina General de Tecnologías de la Información.
• Por teléfono fijo o móvil.
• De manera presencial, en un área previamente acondicionada para estos efectos en la oficina registral o sede correspondiente.
5.4. Horario de atención virtual especializada.
La atención virtual especializada se brinda durante el horario de atención de la oficina registral o de la Sede Central, para cuyo efecto se comunica a la persona administrada, por correo electrónico, teléfono o por escrito, el día y la hora de atención, acompañando, en caso corresponda, el enlace para la audiencia.
El uso de la palabra en la audiencia virtual, por la persona administrada, su representante o asesor/a, de ser el caso, es por un tiempo máximo de 15 minutos. Para el inicio de la audiencia habrá una tolerancia de 05 minutos, luego de lo cual, de no concretarse la conexión, se dará por concluida dejando constancia de ello en la herramienta física o electrónica implementada para tal efecto, precisando el día y hora.
Si la audiencia virtual fue solicitada en el marco de la tramitación de una apelación o de un procedimiento administrativo registral, tanto su realización como su falta de concreción deberá ser consignada necesariamente por escrito e incorporada en el expediente correspondiente.
El personal o área responsable para el registro de esta atención será designado por la Dirección Técnica Registral, la Presidencia del Tribunal Registral o las Jefaturas de las Unidades Registrales.
5.5. Grabación de la audiencia virtual.
La realización de la audiencia a través de la plataforma “Google Meet” u otra similar debe ser grabada por el/la responsable de su programación, salvo ante casos de fuerza mayor asociados a problemas de conectividad, lo cual debe ser comunicado a la persona administrada. La grabación es conservada por un plazo de 3 meses.
En caso de no poder efectuarse la grabación, deberá dejarse constancia del asunto tratado en la herramienta física o electrónica implementada para tal efecto, precisando el día y hora.
Si la audiencia virtual fue solicitada en el marco de la tramitación de una apelación o de un procedimiento administrativo registral, el detalle del asunto tratado deberá ser consignado necesariamente por escrito e incorporado en el expediente correspondiente.
El personal o área responsable para el registro de esta información será designado por la Dirección Técnica Registral, la Presidencia del Tribunal Registral o las Jefaturas de las Unidades Registrales.
VI. MODALIDADES PARA SOLICITAR ATENCIÓN VIRTUAL ESPECIALIZADA
6.1. Solicitud por teléfono.
La persona administrada puede solicitar la atención virtual especializada llamando al número de teléfono específicamente habilitado para ello.
El/la servidor/a responsable evalúa la solicitud y procede a absolver directamente la solicitud o determina la concesión de la audiencia. En este último caso, registra el correo electrónico y número de teléfono del administrado.
El/la servidor/a responsable realizará la coordinación interna con el/la funcionario o servidor/a competente de brindar la atención y procede a enviar un correo a la persona administrada señalando la fecha, hora, tema, número de participantes y, según corresponda, la ruta de acceso (URL) por la plataforma “Google Meet” u otra similar para la realización de la audiencia. Asimismo, comunica a la persona interesada que la audiencia será grabada y le solicita que confirme tanto su participación, en la hora y día señalados, como su consentimiento a la grabación, la cual podrá ser concedida en el mismo día de la audiencia.
Para los casos de la Dirección Técnica Registral y el Tribunal Registral, es el/la secretario/a, quien canaliza el requerimiento con el/la abogado/a a cargo del expediente para fines de la evaluación, coordinación con el/la responsable y respuesta respectiva.
6.2. Solicitud por correo institucional.
La persona administrada que acceda al portal institucional o a la plataforma “Síguelo”, tiene disponible una dirección de correo electrónico perteneciente a la oficina registral, Tribunal Registral o Dirección Técnica Registral, según corresponda, para que solicite la atención virtual especializada, en caso lo requiera.
La solicitud es derivada al correo institucional del/de la servidor/a responsable, quien la absuelve directamente o determina la concesión de la audiencia. En este último caso, el/la servidor/a responsable –previa coordinación interna– remite un correo a la persona administrada señalando la fecha, hora, tema, número de participantes y la ruta de acceso (URL) por la plataforma “Google Meet” u otra similar para la realización de la audiencia. Asimismo, comunica a la persona interesada que la audiencia será grabada y le solicita que confirme tanto su participación, en la hora y día señalados, como su consentimiento a la grabación, la cual podrá ser concedida en el mismo día de la audiencia.
6.3. Solicitud por escrito en soporte papel o electrónico.
La solicitud de atención virtual especializada presentada ante la oficina de Trámite Documentario o por la Mesa de Trámite Documentario Virtual, es absuelta por el/la servidor/a o funcionario/a que tiene a su cargo el expediente. En caso disponga la concesión de la audiencia, procede a remitir un correo a la persona administrada señalando la fecha, hora, tema y la ruta de acceso (URL) por la plataforma “Google Meet” u otra similar. Asimismo, comunica a la persona interesada que la audiencia será grabada y le solicita que confirme tanto su participación, en la hora y día señalados, como su consentimiento a la grabación, la cual podrá ser concedida en el mismo día de la audiencia.
En caso la persona administrada no haya indicado correo electrónico en su solicitud, se le cursa comunicación señalándole la cuenta de correo institucional del/de la servidor/a o funcionario/a responsable para fines de coordinar la realización de la audiencia; o, según evaluación, se le cita a la oficina registral en la fecha y hora respectiva para que ésta se realice en el espacio previamente acondicionado.
Tratándose de escritos referidos a procedimientos de inscripción en trámite ante la primera instancia registral, la respuesta se canaliza a través del/de la defensor/a del/de la usuario/a o abogado/a orientador/a, para que proceda conforme a lo señalado en los párrafos precedentes.
VII. CONSIDERACIONES COMPLEMENTARIAS
7.1 Difusión de los canales para solicitar la atención virtual especializada.
Los canales de comunicación para solicitar la atención virtual especializada se publicitan y difunden en el hall de atención de cada oficina registral, mediante afiches u otro medio visual que permita su lectura.
Asimismo, mediante el portal institucional y otros canales de difusión se publicitan los correos electrónicos correspondientes a cada oficina registral, Tribunal Registral y Dirección Técnica Registral, para fines de solicitar la atención virtual especializada.
7.2. Priorización de la atención virtual especializada.
Las Unidades Registrales, en coordinación con las Unidades de Tecnologías de la Información, la Dirección Técnica Registral y la Presidencia del Tribunal Registral deben adoptar las medidas de gestión respectiva, en el marco de sus competencias, tendientes a priorizar la atención virtual especializada a través de la plataforma “Google Meet” u otra similar.
7.3. Aspectos operativos y de gestión interna en la atención virtual especializada.
La Dirección Técnica Registral, la Presidencia del Tribunal Registral, así como la Jefatura de la Zona Registral, establecen las disposiciones internas para que la Oficina General de Tecnologías de la Información o la Unidad de Tecnologías de la Información, así como las unidades orgánicas a su cargo brinden, respectivamente, el soporte técnico y operativo para el cumplimiento de los presentes lineamientos, así como garanticen que los horarios de la atención virtual especializada no afecten la prestación de los servicios de la entidad.
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