Se aprueba “Directiva para la Gestión de Facturas Negociables en el Indecopi”, Directiva N.° 002-DIR-COD-INDECOPI
CONSIDERANDO:
[…]
Que, el artículo 4 de la Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI, aprobada por el Decreto Legislativo N.º 1033 y sus modificatorias, señala que el Consejo Directivo es el órgano máximo de la Institución;
[…]
Que, con Informe N.º 286-2020-GEL/INDECOPI del 26 de mayo del 2020, la Gerencia Legal concluye que la propuesta de Directiva para la Gestión de Facturas Negociables en el Indecopi incorpora los lineamientos, procedimientos, plazos y responsabilidades de las áreas involucradas con la gestión y tramitación de Facturas Negociables conforme a la normativa vigente, razón por la cual, resulta legalmente posible su aprobación;
Que, en el citado informe, la Gerencia Legal señala también que de conformidad con el literal k) del artículo 5 del Decreto Legislativo N.º 1033, concordante con el literal m) del artículo 5 del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi y el principio de jerarquía normativa, el Consejo Directivo del Indecopi, como órgano máximo de la institución, se encuentra facultado para aprobar la Directiva para la Gestión de Facturas Negociables;
Que, mediante Informe N.º 049-2020-GEG/INDECOPI, la Gerencia General somete a consideración del Consejo Directivo la aprobación de la Directiva;
Que, el Consejo Directivo mediante el Acuerdo N.º 049-2020 del 9 de junio de 2020, aprobó la Directiva para la Gestión de Facturas Negociables en el Indecopi y encomendó a la Presidencia del Consejo Directivo la emisión de la resolución correspondiente;
Que, mediante el Informe N.º 324-2020-GEL/INDECOPI, la Gerencia Legal concluye que la Ley de Organización y Funciones del INDECOPI, el Reglamento de Organización y Funciones y el Acuerdo N.º 049-2020, establecen la competencia del Presidente del Consejo Directivo de la Institución para emitir la resolución que aprueba la modificación de la Directiva;
[…]
De conformidad con lo dispuesto en los literales f) y h) del numeral 7.3 del artículo 7 de la Ley de Organización y Funciones del INDECOPI, aprobada por el Decreto Legislativo N.º 1033 y sus modificatorias, y en cumplimiento de las funciones otorgadas mediante los literales a) y h) del artículo 7 del Reglamento de Organización y Funciones del INDECOPI, aprobado por el Decreto Supremo N.º 009-2009-PCM y sus modificatorias;
SE RESUELVE:
Artículo 1. - Aprobar la Directiva N.º 002-DIR-COD-INDECOPI, denominada “Directiva para la Gestión de Facturas Negociables en el Indecopi”, que forma parte integrante de la presente Resolución.
Artículo 2.- Disponer la publicación de la presente Resolución y la citada Directiva en el Diario Oficial El Peruano, el Portal Institucional del Indecopi (http://www.indecopi.gob.pe) y en Portal de Transparencia Estándar.
[…]
DIRECTIVA N.º 002-2020-DIR-COD-INDECOPI
DIRECTIVA PARA LA GESTION DE LAS FACTURAS NEGOCIABLES EN EL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA DE LA COMPETENCIA Y DE LA PROTECCION DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL
I. OBJETO
Establecer lineamientos y procedimientos para la gestión y tramitación de Facturas Negociables en el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI), en concordancia con la normativa vigente.
II. FINALIDAD
Asegurar la adecuada y eficiente gestión de Facturas Negociables dentro del INDECOPI, a fin de promover el acceso al financiamiento a los proveedores de bienes o servicios.
III. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de aplicación y cumplimiento obligatorio para los órganos y unidades orgánicas del INDECOPI.
[…]
V. DISPOSICIONES GENERALES
[…]
5.2 Contenido de la Factura Negociable:
La Factura Negociable además de la información requerida por la SUNAT para la factura comercial o el recibo por honorarios, debe contener cuando menos lo siguiente:
a) La denominación Factura Negociable.
b) Firma y domicilio del proveedor de bienes o servicios, a cuya orden se entiende emitida.
c) Domicilio del adquiriente del bien o usuario del bien o usuario, a cuyo cargo se emite
d) Fecha de vencimiento. A falta de indicación de la fecha de vencimiento en la Factura Negociable, se entiende que vence a los treinta (30) días calendarios siguientes a la fecha de emisión.
e) El monto total o parcial pendiente de pago de cargo del adquiriente del bien o usuario del servicio, que es el monto del crédito que la Factura Negociable representa.
f) La fecha de pago del monto señalado en el literal e), que puede ser en forma total o en cuotas. En este último caso, debe indicarse las fechas respectivas de pago de cada cuota.
g) La fecha y constancia de la recepción de la factura, así como de los bienes o servicios prestados.
h) Leyenda “COPIA TRANSFERIBLE – NO VALIDA PARA EFECTOS TRIBUTARIOS”.
El INDECOPI, tiene un plazo de ocho (8) días hábiles, contados a partir de la fecha de entrega de la Factura Negociable, para determinar su conformidad o disconformidad verificando el cumplimiento de lo siguiente:
a) Cualquier información consignada en la factura comercial o recibo por honorarios.
b) Cualquier información consignada en la Factura Negociable.
c) Cualquier reclamo respecto de los bienes adquiridos o servicios prestados.
En el caso de la Factura Negociable originada en una factura comercial electrónica o recibo por honorarios electrónico, el plazo de ocho (8) días hábiles para que el INDECOPI determine la conformidad o disconformidad de la Factura Negociable, se computa desde la fecha en que el INDECOPI recibe la notificación vía correo electrónico de la anotación en cuenta de la Factura Negociable.
Transcurrido el plazo de ocho (8) días hábiles sin que el INDECOPI comunique su conformidad o disconformidad con la Factura Negociable, se presume, sin admitir prueba en contrario, la conformidad irrevocable de esta en todos sus términos y sin ninguna excepción, conforme a lo establecido en el Artículo 7 de la Ley N.º 29623.
A partir del momento en que el legítimo tenedor de la Factura Negociable informa al Indecopi que el crédito ha sido cedido a solicitud del proveedor del servicio, la comunicación de conformidad o disconformidad de la factura negociable también debe ser dirigida al legítimo tenedor.
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
6.1De la validación de la Factura Negociable originada en un comprobante de pago impreso y/o importado
Cuando la Factura Negociable se derive de un comprobante de pago impreso y/o importado (factura comercial o recibo por honorarios), el proveedor que desee negociar dicho comprobante de pago debe presentar a través de la Mesa de Partes del INDECOPI, un escrito simple dirigido a la Subgerencia de Logística y Control Patrimonial con copia a la Sub Gerencia de Finanzas y Contabilidad adjuntando una fotocopia por ambos lados de la Factura Negociable.
Para dichos efectos el personal de Mesa de Partes debe solicitar al proveedor que exhiba el original de la Factura Negociable.
En caso el proveedor no exhiba el original de la Factura Negociable, el personal de Mesa de Partes deja constancia de ello colocando en la copia el sello de NO EXHIBIÓ ORIGINAL.
En caso el proveedor si exhiba el original de la Factura Negociable el personal de Mesa de Partes coloca el sello de RECIBIDO - FACTURA NEGOCIABLE tanto al reverso de la Factura Negociable original como en la copia, el documento original debe ser devuelto al proveedor.
El mismo día de recibida la Factura Negociable1, el personal de Mesa de Partes la deriva a la Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial (SGL) con copia a la Sub Gerencia de Finanzas y Contabilidad (SGF), a través de la SGD.
Recibida la Factura Negociable por SGF y SGL de manera paralela se realizan las siguientes acciones:
a) El Profesional de Contabilidad de la SGF, efectúa la revisión del cumplimiento de los requisitos formales respecto de la emisión de la Factura Negociable.
En caso que la Factura Negociable tenga el sello de NO EXHIBIÓ ORIGINAL o no cumpla los requisitos formales para su emisión, el Profesional en Contabilidad de la SGF, en un plazo máximo de un (01) día hábil de recibida la documentación de Mesa de Partes, comunica mediante correo electrónico dicha situación al Coordinador de Facturas Negociables de la SGL, al Especialista de Seguimiento Contractual a cargo de la contratación, a la Tesorera y al Sub Gerente de Finanzas y Contabilidad; este último, mediante carta comunicará al proveedor que su Factura Negociable es improcedente.
En caso la Factura Negociable cumpla con los requisitos formales para su emisión, el Profesional en Contabilidad de la SGF, en un plazo máximo de un (01) día hábil de recibida la documentación de Mesa de Partes, comunica mediante correo electrónico dicha situación al Coordinador de Factura Negociable de la SGL y al Especialista Seguimiento Contractual a cargo de la contratación a fin de que continúen con el trámite que les corresponde acuerdo con sus competencias.
b) El Especialista de Seguimiento Contractual a cargo de la contratación, en un plazo máximo de un (01) día hábil de recibida la documentación de Mesa de Partes, envía un correo electrónico al área usuaria solicitando la conformidad de la entrega del bien o la prestación del servicio y el informe respectivo para lo cual le otorga un plazo máximo de tres (03) días hábiles. En este punto se debe tener en cuenta lo siguiente:
b.1) Si el área usuaria comprueba la entrega del bien o la realización del servicio, elabora y deriva la conformidad y el informe respectivo a la SGL dentro del plazo otorgado.
En caso la conformidad otorgada y el informe presentado con motivo de esta no presente observaciones por parte de la SGL, el Especialista de Seguimiento Contractual a cargo de la contratación, en un plazo máximo de dos (02) días hábiles de recibida la conformidad, realiza las gestiones a fin de remitir a la SGF el expediente de pago a través del SGD para proceder con el registro contable de la fase del devengado.
En caso la conformidad otorgada y el informe presentado con motivo de esta si presente observaciones por parte de la SGL, el Especialista de Seguimiento Contractual a cargo de la contratación, en un plazo máximo de dos (02) días hábiles de recibida la conformidad, comunica dicha situación al Profesional en Contabilidad de la SGF mediante correo electrónico y al proveedor, según corresponda, mediante carta suscrita por el Sub Gerente de Logística y Control Patrimonial a fin de informarle que su Factura Negociable es improcedente.
La comunicación de las observaciones de la SGL al área usuaria se sujeta a los procedimientos y plazos establecidos para ello.
b.2) Si el área usuaria dentro del plazo concedido informa que no resulta posible que otorgue su conformidad debido a observaciones relacionadas con el bien o el servicio o con la aplicación y descuento de penalidades o retención de fiel cumplimiento, el Especialista de Seguimiento Contractual a cargo de la contratación comunica dicha situación, dentro del día hábil siguiente, al Profesional en Contabilidad de la SGF mediante correo electrónico y al proveedor, según corresponda, mediante carta suscrita por el Sub Gerente de Logística y Control Patrimonial a fin de informarle que su Factura Negociable es improcedente.
Asimismo, de ser el caso, en la comunicación que la SGL remite al proveedor, se le debe informar que una vez subsanadas las observaciones y otorgada la conformidad puede volver a presentar una nueva Factura Negociable.
En cualquier supuesto es responsabilidad del área usuaria realizar las verificaciones que sean necesarias a fin de otorgar la conformidad o comunicar las observaciones que estime pertinentes.
6.2 De la validación de la Factura Negociable originada en un comprobante de pago electrónico
Recibido el correo electrónico de la ICLV mediante el cual se notifica al INDECOPI el registro de una Factura Negociable, de manera paralela se realizan las siguientes acciones:
a) El Profesional en Contabilidad de la SGF, inscrito en el Registro Centralizado de Facturas Negociables, en un plazo máximo de un (01) día hábil de recibido el referido correo electrónico de la ICLV, verifica la siguiente información:
- El correcto registro de la Anotación en Cuenta, a través de sistema de la ICLV.
- Que se cumpla lo previsto por el artículo 3-A de la Ley N.º 29623, referido al contenido de la Factura Negociable originada en un comprobante de pago electrónico.
- La validez de la información del comprobante de pago (factura comercial y recibo por honorarios) realizando el cruce de información con los aplicativos de la SUNAT.
En caso se verifique el incumplimiento de alguno de los requisitos detallados en el párrafo precedente, el Profesional en Contabilidad de la SGF en un plazo máximo de un (01) día hábil de efectuada la verificación, comunica dicha situación mediante correo electrónico al Coordinador de Facturas Negociables de la SGL, al Especialista de Seguimiento Contractual a cargo de la contratación, a la Tesorera y al Sub Gerente de Finanzas y Contabilidad y consigna en el Registro Centralizado de Facturas Negociables la información antes señalada.
En caso se verifique el cumplimiento de los requisitos detallados precedentemente, el Profesional en Contabilidad de la SGF, en un plazo máximo de un (01) día hábil de efectuada la verificación, comunica lo pertinente mediante correo electrónico al Coordinador de Factura Negociable de la SGL y al Especialista Seguimiento Contractual a cargo de la contratación.
b) El Especialista de Seguimiento Contractual a cargo de la contratación, en un plazo máximo de un (01) día hábil de recibido el referido correo electrónico de la ICLV, envía un correo electrónico al área usuaria solicitando la conformidad de la entrega del bien o la prestación del servicio y el informe respectivo para lo cual le otorga un plazo máximo de tres (03) días hábiles. En este punto se debe tener en cuenta lo siguiente:
b.1) Si el área usuaria comprueba la entrega del bien o la realización del servicio, elabora y deriva la conformidad y el informe respectivo a la SGL dentro del plazo otorgado.
En caso la conformidad otorgada y el informe presentado con motivo de esta no presente observaciones por parte de la SGL, el Especialista de Seguimiento Contractual a cargo de la contratación, en un plazo máximo de dos (02) días hábiles de recibida la conformidad, realiza las gestiones a fin de remitir a la SGF el expediente de pago a través del SGD para proceder con el registro contable de la fase del devengado.
En caso la conformidad otorgada y el informe presentado con motivo de esta si presente observaciones por parte de la SGL, el Especialista de Seguimiento Contractual a cargo de la contratación, en un plazo máximo de dos (02) días hábiles de recibida la conformidad, comunica dicha situación al Profesional en Contabilidad de la SGF mediante correo electrónico y consigna en el Registro Centralizado de Facturas Negociables la información antes señalada.
La comunicación de las observaciones de la SGL al área usuaria se sujeta a los procedimientos y plazos establecidos para ello.
b.2) Si el área usuaria dentro del plazo concedido informa que no resulta posible que otorgue su conformidad debido a observaciones relacionadas con el bien o el servicio o con la aplicación y descuento de penalidades o retención de fiel cumplimiento, el Especialista de Seguimiento Contractual a cargo de la contratación comunica dicha situación, dentro del día hábil siguiente, al Profesional en Contabilidad de la SGF mediante correo electrónico y consigna en el Registro Centralizado de Facturas Negociables la información antes señalada.
Asimismo, de ser el caso, la SGL debe informar al proveedor, que una vez subsanadas las observaciones y otorgada la conformidad puede volver a presentar una nueva Factura Negociable.
En cualquier supuesto es responsabilidad del área usuaria realizar las verificaciones que sean necesarias a fin de otorgar la conformidad o comunicar las observaciones que estime pertinentes.
[…]
VII. RESPONSABILIDADES DEL PROVEEDOR
7.1 En caso la entidad no acepte la Factura Negociable, el proveedor puede presentar una carta notarial a través de la Mesa de Partes del INDECOPI, adjuntando copia de la Factura Negociable. La mencionada carta será considerada como una hoja adherida a la factura, debiendo esta última cumplir con lo establecido en el artículo 4 de la Ley N.º 27287, Ley de Títulos Valores o norma que la modifique o sustituya.
VIII. RESPONSABILIDADES DE LOS ÓRGANOS DEL INDECOPI
8.1 La SGL y la SGF son las responsables de la coordinación y ejecución de las acciones destinas a la gestión de validación y pago de la Factura Negociable.
8.2 El Servicio de atención al ciudadano y las áreas usuarias son responsables de las acciones que les correspondan, con motivo de la presente directiva, en los términos y plazos previstos.
8.3 El monitoreo del cumplimiento de la presente directiva estará a cargo de la Gerencia de Administración y Finanzas.