Aprueban Protocolo de trabajo remoto de Órganos Jurisdiccionales en materia civil
PROTOCOLO DE TRABAJO REMOTO DE LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES EN MATERIA CIVIL DE LA CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE PUENTE PIEDRA –VENTANILLA
1. OBJETIVOS:
1.1. Delinear la metodología de trabajo de los órganos jurisdiccionales en materia civil de la Corte Superior de Justicia de Puente Piedra –Ventanilla (CSJPPV), dentro del marco de la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID -19.
1.2. Fortalecer el trabajo remoto, como una forma de garantizar la continuidad en el servicio de impartición de justicia, sin poner en riesgo la salud de los justiciables, jueces y personal.
1.3. Diseñar el mecanismo para la digitalización de los expedientes físicos, entendiéndose como tal al escaneo de los actuados para que consten en un archivo digital.
1.4. Fortalecer la transparencia en el servicio, para que el justiciable y los abogados puedan acceder en tiempo real al contenido de los expedientes judiciales, garantizando su derecho a la defensa.
1.5. Promover el acceso a la justicia, permitiendo que los justiciables no tengan que concurrir físicamente a la sede judicial para visualizar sus expedientes.
2. ALCANCE:
El protocolo es aplicable a los jueces y personal jurisdiccional y administrativo de los órganos jurisdiccionales en materia civil de la CSJPPV, así como a los sujetos procesales involucrados en los expedientes judiciales.
3. VIGENCIA:
El protocolo estará vigente desde el día siguiente de su aprobación mediante resolución administrativa.
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5. ACCIONES REALIZADAS:
5.1. Instalación de las herramientas informáticas autorizadas por el Poder Judicial (VPN y Google Hangouts Meet) en los equipos de cómputo personal y teléfonos móviles de los jueces y servidores.
5.2. Capacitación y asistencia técnica del Área de Informática de la CSJPPV para el uso de las herramientas informáticas señaladas.
6. PAUTAS SANITARIAS PARA EL TRABAJO REMOTO DE LOS EXPEDIENTES FÍSICOS
6.1. La coordinación, seguimiento y monitoreo del procedimiento de digitalización, elaboración de actos procesales, realización de audiencias y entrevistas con los justiciabes se realizará de manera virtual a través de las herramientas tecnológicas cuyo uso ha sido aprobado por el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial.
6.2. Cualquier indicio o sospecha de síntomas relacionados con el COVID -19 debe ser reportado con la reserva del caso al área de recursos humanos de la CSJPPV para su inmediato monitoreo y la adopción de las medidas correspondientes; del mismo modo en caso se confirme el diagnóstico.
6.3. Asimismo, deben cumplirse las pautas previstas en el Plan para la vigilancia, prevención y control del COVID-19 en el Poder Judicial, aprobado por R.A. 147-2020-CE-PJ y las normas que sobre el particular ha emitido la CSJPPV, tanto para el trabajo remoto, ingreso a los locales de la Corte, traslado de personal, equipos y expedientes, bajo responsabilidad de la Administración Distrital.
7. DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES FÍSICOS
La digitalización comprende tres fases: preparatoria, digitalización y conclusión, cuyo monitoreo estará bajo la supervisión del Administrador del Módulo Civil.
7.1. Fase preparatoria
7.1.1. Realización de inventario de expedientes judiciales físicos, mediante el uso del formulario: “Inventario de expedientes físicos para digitalizar” (Anexo 1) donde debe consignarse número de expediente, demandante, demandado, materia, folios, tomos, cuadernos, fecha de ingreso al órgano jurisdiccional y ubicación.
7.1.2. Selección del personal que será responsable del proceso de digitalización, teniéndose presente que no pertenezca al grupo de riesgo, conforme a lo pautado en el Protocolo de Reactivación aprobado por R.A. 129-2020-CE-PJ y R.A. 146-2020-CE-PJ.
7.1.3. Desglose de todas las piezas del expediente, preservándose su orden e integridad, dejándose constancia mediante razón si existe alguna pieza deteriorada.
7.1.4. El inicio y avance de la digitalización (selección prioritaria de los expedientes) debe responder a un escaneo estratégico que priorice las metas y diseño que plantee el juez o Presidente de la Sala Civil.
7.2. Fase de digitalización
7.2.1. Desglosadas las piezas y después de verificar que no existan grapas u otro elemento que impida su manipulación individual, se procederá al escaneo de pieza por pieza y cara por cara.
7.2.2. La digitalización debe ser íntegra, segura y óptima, cuidándose que el escaneo refleje lo que aparece en el documento original.
7.3. Fase de conclusión
7.3.1. Las piezas digitalizadas formarán un archivo que se alojará en un repositorio informático, conforme a lo señalado en la R.A. 133-2020-CE-PJ, manteniéndose la foliatura que sigue el expediente físico.
7.3.2. Se puede utilizar el Google Drive como repositorio para el alojamiento del expediente físico digitalizado.
7.3.3. El expediente físico digitalizado se ingresará en el SIJ como escrito: “Expediente físico digitalizado para trabajo remoto”.
7.3.4. El servidor a cargo de la digitalización certificará la autenticidad, incluyéndose dicha certificación al expediente digital.
7.3.5. Se procederá luego a la costura de las piezas procesales, para que el expediente físico sea devuelto donde se encontraba bajo custodia, verificándose que dicha ubicación se refleje en el SIJ.
7.3.6. La primera resolución que se expida después seguirá el orden correlativo del expediente físico, disponiendo el acto procesal respectivo, comunicándose a las partes que se ha retomado funciones mediante trabajo remoto y que el expediente está digitalizado e ingresado como escrito según el punto 7.3.3.
7.3.7. A la notificación electrónica de la resolución mencionada en el punto 7.3.6. se incluirá como anexo el archivo digital del expediente y/o será compartido digitalmente a través del enlace respectivo.
8. ACTUACIONES PROCESALES
8.1. Del ingreso y trámite de nuevas causas
8.1.1. La demanda y sus anexos que no hayan sido digitalizados al momento de su recepción, serán escaneados conforme al procedimiento señalado en el apartado 7.
8.1.2. Los expedientes en trámite también serán digitalizados conforme al procedimiento señalado en el apartado 7.
8.1.3. Se seguirá el trámite mediante trabajo remoto, firmándose digitalmente las resoluciones que serán descargadas en el SIJ.
8.2. De la presentación de escritos
8.2.1. Los escritos serán ingresados a través de la Mesa de Partes Electrónica, teniéndose presente lo dispuesto en la R.A. 133-2020-CE-PJ que aprueba el Proyecto de Mesa de Partes Electrónicas y el Proveído 145-2020-P-CSJPPV-PJ que autoriza el uso exclusivo de la Mesa de Partes Electrónica desde el 29 de Mayo.
8.3. Del trámite para elevar a instancia superior
8.3.1. Los expedientes físicos donde ya se haya concedido apelación o casación será digitalizado de acuerdo al procedimiento previsto en el apartado 7.
8.3.2. Digitalizado el expediente se remitirá a la Mesa de Partes Electrónica para su registro y derivación al superior jerárquico.
8.4. Ingreso y trámite de expedientes en grado de apelación
8.4.1. Los expedientes que ya estén elevados físicamente serán digitalizados conforme al procedimiento señalado en el apartado 7.
8.4.2. Se seguirá el trámite mediante trabajo remoto, firmándose digitalmente las resoluciones que serán descargadas en el SIJ.
8.4.3. Con los nuevos expedientes que sean elevados digitalmente se verificará que se encuentre registrado en el SIJ y se procederá con el trámite previsto en el punto 8.4.2.
9. PROGRAMACIÓN, PREPARACIÓN Y DESARROLLO DE AUDIENCIAS
9.1. Se programará la audiencia preliminar, audiencia de prueba, audiencia única y/o vista de la causa, que se deberá realizar a través del aplicativo Google Hangouts Meet.
9.2. El secretario, especialista legal o relator registrará la programación en la agenda judicial electrónica (SIJ) y la agendará en la cuenta corporativa del correo Gmail asignado.
9.3. En la resolución que se programa la diligencia se comunica a las partes que se realizará a través de dicho aplicativo, invitándose a los abogados a que proporcionen su correo Gmail y lo remitan al correo institucional del auxiliar jurisdiccional (Groupwise) y/o correo personal Gmail del mismo servidor.
9.4. Con los correos Gmail de quienes van a participar, el secretario, especialista legal o relator invita con la debida anticipación al juez y/o jueces (en la Sala Civil) y abogados para que puedan unirse el día de la diligencia a través del Hangouts Meet.
9.5. El auxiliar jurisdiccional señalado en el punto anterior coordinará con las partes, sólo y exclusivamente para asesorarles en el uso de la plataforma y para que se conecten diez minutos antes del inicio de la diligencia para verificar la identidad de los asistentes y realizar las pruebas de conectividad que garanticen el inicio de la diligencia en la hora señalada en la resolución.
9.6. El órgano jurisdiccional procederá conforme a las disposiciones procesales vigentes y el protocolo respectivo, si el expediente se tramita bajo el modelo de oralidad.
9.7. Toda la diligencia, sea o no bajo el modelo de oralidad, será grabada y el enlace será comunicado a las partes.
9.8. Desde el inicio y durante toda la audiencia el auxiliar jurisdiccional vigilará que las partes no tengan problemas de conexión.
9.9. Cualquier incidencia que requiera que el juez o jueces (en la Sala Civil) conferencien en reserva con el auxiliar jurisdiccional respectivo o entre los jueces (en la Sala Civil, para deliberar decisiones) será superada usando alternativamente otro medio de comunicación paralelo (teléfono móvil, WhatsApp, etc).
10. DESCARGO Y NOTIFICACIONES
10.1. Todas las resoluciones que se expidan deberán ser firmadas digitalmente y descargadas luego en el SIJ.
10.2. Descargada la resolución se notificará a la casilla electrónica respectiva.
11. ATENCIÓN AL PÚBLICO
11.1 Los jueces atenderán las entrevistas que soliciten los abogados y litigantes, durante los horarios de atención al usuario, a través del aplicativo Google Hangouts Meet, de acuerdo con el protocolo aprobado por R.A. 150-2020-P-CSJPPV-PJ.
12. DISPOSICIONES FINALES
12.1. En todo lo no regulado en el presente protocolo, será válido lo que el juez o jueces (en Sala Civil) dispongan, siempre que se garantice el derecho de defensa de las partes y el debido proceso, con cargo a reportar lo que fuere necesario para modificar y/o afinar el presente protocolo.