Comentario Legal

04 de junio de 2020

Aprueban las normas para convocatorias y celebraciones de juntas generales de accionistas no presenciales referidas al art. 5 del D.U. N.° 056-2020

CivilComercial

RESUELVE:

Artículo 1. Aprobar las «Normas para las convocatorias y celebraciones de juntas generales de accionistas y asambleas de obligacionistas no presenciales a que se refiere el artículo 5 del Decreto de Urgencia N.° 056-2020», el cual consta de tres (3) títulos, veinticuatro (24) artículos, seis (6) disposiciones complementarias finales y un (1) anexo, cuyo texto es el siguiente:

Normas para las convocatorias y celebraciones de juntas generales de accionistas y asambleas de obligacionistas no presenciales a que se refiere el artículo 5 del Decreto de Urgencia N.° 056-2020

TÍTULO I

Del ámbito de aplicación y términos a considerar

Artículo 1. Ámbito de aplicación

1.1. Las presentes normas son aplicables a las personas jurídicas a las que la SMV otorga autorización de organización y de funcionamiento y a las sociedades con valores inscritos en el Registro Público del Mercado de Valores – RPMV.

1.2. Las personas jurídicas a las que la SMV ha otorgado autorización de organización y de funcionamiento y las sociedades con valores inscritos en el RPMV que decidan acogerse a las presentes normas, deben cumplir con todas las disposiciones contenidas en la presente resolución y con las disposiciones adicionales que pueda aprobar la SMV en el marco del artículo 5 del Decreto de Urgencia N.º 056-2020.

1.3 Las personas jurídicas cuyo estatuto social contemple la posibilidad de celebrar juntas de accionistas no presenciales, también podrán acogerse a lo establecido en las presentes normas, siéndoles de aplicación lo dispuesto en el numeral 1.2 precedente.

1.4 Las presentes normas no son aplicables a las asambleas de obligacionistas de valores objeto de oferta privada emitidos por parte de las personas jurídicas mencionadas en el numeral 1.1., salvo que la Sociedad Emisora, en el marco de un programa de emisión inscrito en el Registro Público del Mercado de Valores, haya colocado valores, tanto por oferta pública como por oferta privada, en cuyo caso podrán aplicarse las presentes normas a las asambleas especiales de los valores objeto de oferta privada colocados dentro de dicho programa de emisión, así como a las correspondientes asambleas generales que comprendan a los obligacionistas de los valores emitidos, tanto por oferta pública como por oferta privada.

Artículo 2. Términos

Para efectos de las presentes Normas los términos que se indican tienen el siguiente alcance:

2.1. Aviso: Aviso de convocatoria a juntas generales de accionistas o asambleas de obligacionistas no presenciales, elaborado y difundido según lo establecido en las presentes normas.

2.2. Documento Informativo: «Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la junta de accionistas no presencial» o el «Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la asamblea de obligacionistas no presencial», según corresponda.

2.3. Entidades: Empresas cuya autorización de organización y de funcionamiento ha sido otorgada por la SMV.

2.4. Ley: Ley General de Sociedades, Ley N.° 26887.

2.5. MAV: Mercado Alternativo de Valores.

2.6. MVNet: Sistema web de intercambio de información, que permite el almacenamiento de información, utilización de la firma digital, autenticación y canales para el intercambio de información seguro y eficiente, entre las personas jurídicas y la SMV.

2.7. Normas: Las presentes normas.

2.8. Personas Jurídicas: Sociedades emisoras con valores inscritos en el Registro Público del Mercado de Valores y Entidades.

2.9. RPMV: Registro Público del Mercado de Valores.

2.10. Reglamento de Hechos de Importancia: Reglamento de Hechos de Importancia e Información Reservada, aprobado por Resolución SMV N.° 005-2014-SMV/01 y sus modificatorias.

2.11. Sociedad Emisora: Sociedad con valores inscritos en el RPMV.

TÍTULO II

Del régimen excepcional

Artículo 3. Convocatoria y celebración de juntas generales de accionistas y asambleas de obligacionistas no presenciales

3.1. Las Personas Jurídicas pueden convocar y/o celebrar juntas generales de accionistas y asambleas de obligacionistas de manera no presencial, las que podrán realizarse mediante el uso de medios tecnológicos o telemáticos, que permitan a sus accionistas, obligacionistas o a sus representantes la posibilidad de participar y ejercer su voto, con prescindencia de si su estatuto o los contratos o actos de emisión de obligaciones reconozcan o no esa posibilidad.

3.2. Los acuerdos que se adopten en el marco de las juntas generales de accionistas y asambleas de obligacionistas no presenciales tendrán plena validez, eficacia y los mismos efectos que los acuerdos adoptados en juntas generales de accionistas o asambleas de obligacionistas de carácter presencial.

3.3. Las Personas Jurídicas que se acojan a las Normas, deben seguir aplicando las prácticas de buen gobierno corporativo implementadas y el marco normativo correspondiente, sin perjuicio de considerar la aplicación de otras prácticas de buen gobierno corporativo que resulten pertinentes, teniendo como referencia el Código de Buen Gobierno Corporativo para las Sociedades Peruanas. En el cumplimiento de las Normas deben actuar de buena fe, cautelando el interés de sus accionistas y obligacionistas.

3.4. La celebración de las juntas generales de accionistas y de las asambleas de obligacionistas no presenciales deberán realizarse durante el período de vigencia de las Normas.

3.5. La realización de la convocatoria mediante la difusión del Aviso supone necesariamente el acogimiento de las Personas Jurídicas a las Normas.

Artículo 4. Sesiones de directorio no presenciales para convocar a juntas generales de accionistas o asambleas de obligacionistas no presenciales

4.1. En el caso de las juntas generales de accionistas:

4.1.1. El presidente del directorio de las Personas Jurídicas o quien según lo previsto en su estatuto pueda convocar a una sesión de directorio, podrá convocar a una sesión no presencial con la finalidad de que este órgano acuerde convocar a junta general de accionistas no presencial, aun en el supuesto de que el estatuto de la sociedad no reconozca esta modalidad.

4.1.2. En el caso de Personas Jurídicas constituidas como sociedades anónimas cerradas que no cuenten con directorio, la convocatoria a junta general de accionistas podrá ser decidida y realizada por el gerente general, aun cuando dicha modalidad no se encuentre reconocida en el estatuto de la sociedad.

4.2. En el caso de las asambleas de obligacionistas:

4.2.1. El directorio, el gerente general o el representante de obligacionistas, según corresponda, podrá convocar a asamblea de obligacionistas no presencial, aun cuando el respectivo contrato de emisión o acto de emisión no reconozca dicha modalidad.

4.2.2. En lo que fuere aplicable, la convocatoria, celebración y desarrollo de las asambleas de obligacionistas no presenciales se debe observar lo dispuesto en las Normas para el caso de las juntas de accionistas no presenciales.

Capítulo I

De las juntas generales de accionistas no presenciales

Subcapítulo I

De la convocatoria

Artículo 5. Contenido del Aviso

5.1. El Aviso debe contener como mínimo la siguiente información:

5.1.1. En texto destacado: “CONVOCATORIA A JUNTA GENERAL (Precisar OBLIGATORIA ANUAL, de ser el caso) DE ACCIONISTAS NO PRESENCIAL – Decreto de Urgencia N.º 056-2020”.

5.1.2. La denominación social de la Persona Jurídica que realiza la convocatoria.

5.1.3. Fecha y hora en la que se celebrará la junta general de accionistas, así como la fecha y hora de la segunda convocatoria, de ser el caso y, de tratarse de una sociedad anónima abierta, deberá también indicarse, de haberlo así determinado, fecha y hora de la tercera convocatoria.

5.1.4. El listado de los asuntos a tratar en la junta general de accionistas.

5.1.5. Medio tecnológico o telemático que se utilizará para: (i) la realización de la junta general de accionistas; (ii) el cómputo del quórum, y (iii) el ejercicio de voto de los accionistas.

5.1.6. Según el tipo de Persona Jurídica:

(i) Sociedades Emisoras del Régimen n General y MAV

Se deben consignar los siguientes textos:

- «El presente aviso de convocatoria, el Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la junta de accionistas no presencial, así como la información y documentación relativos a los asuntos a tratar que exige el Reglamento de Hechos de Importancia e Información Reservada, se encuentran publicados como hecho de importancia, y en la sección “Juntas de Accionistas o Asambleas de Obligacionistas No Presenciales” del Portal del Mercado de Valores de la SMV (www.smv.gob.pe) y en (elegir: nuestra página web o enlace al Portal de la SMV publicado en nuestra página web, siempre que la Sociedad Emisora se encuentre obligada a tener página web)».

- «La demás información y documentación relativa a los asuntos a tratar en junta (elegir: se pondrá a disposición o se le hará llegar a los accionistas) según lo indicado en el Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la junta de accionistas no presencial».

De optarse por presentar la información a que se refiere el párrafo precedente se deberá sustituir dicho párrafo por el siguiente:

“La demás información y documentación relativa a los asuntos a tratar en junta, también se encuentra publicada en la sección “Juntas de Accionistas o Asambleas de Obligacionistas No Presenciales” del Portal del Mercado de Valores de la SMV».

- «El Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la junta de accionistas no presencial es parte integrante del presente aviso de convocatoria el cual contiene, entre otros, los procedimientos para acceder a la celebración de la junta de manera no presencial, participar y ejercer el derecho de voto”.

(ii) Para el caso de las Sociedades Emisoras del Mercado de Inversionistas Institucionales – MII y que no tengan valores inscritos en el Régimen General o Régimen MAV

Se deben consignar los siguientes textos:

- «El presente aviso de convocatoria y el Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la junta de accionistas no presencial han sido comunicados como información eventual y se encuentran publicados en la sección “Juntas de Accionistas o Asambleas de Obligacionistas No Presenciales” del Portal del Mercado de Valores de la SMV (www.smv.gob.pe)».

- «La información y documentación relativa a los asuntos a tratar en junta (elegir: se pondrá a disposición o se le hará llegar a los accionistas), según lo indicado en el Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la junta de accionistas no presencial».

De optarse por presentar la información a que se refiere el párrafo precedente se deberá sustituir dicho párrafo por el siguiente:

- “La información y documentación relativa a los asuntos a tratar en junta, también se encuentra publicada en la sección “Juntas de Accionistas o Asambleas de Obligacionistas No Presenciales” del Portal del Mercado de Valores de la SMV».

- «El Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la junta de accionistas no presencial es parte integrante del presente aviso de convocatoria, el cual contiene, entre otros, los procedimientos para acceder a la celebración de la junta de manera no presencial, participar y ejercer el derecho de voto”.

(iii) Para el caso de las Entidades

Se deben consignar los siguientes textos:

- «El presente aviso de convocatoria se encuentra publicado en la sección “Juntas de Accionistas o Asambleas de Obligacionistas No Presenciales” del Portal del Mercado de Valores de la SMV (www.smv.gob.pe), al cual se ha adjuntado el Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la junta de accionistas no presencial».

- «La información y documentación relativas a los asuntos a tratar en la junta, (elegir: se pondrá a disposición o se le hará llegar a los accionistas), según lo indicado en el Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la junta de accionistas no presencial».

De optarse por presentar la información a que se refiere el párrafo precedente se deberá sustituir dicho párrafo por el siguiente:

5.2. La forma de envío y contenido del Documento Informativo se detalla en el Anexo denominado Especificaciones para elaborar y difundir el Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de juntas de accionistas o asambleas de obligacionistas no presenciales.

Artículo 6. De la convocatoria y de los temas a tratar

El Aviso puede contemplar como asuntos a tratar todos aquellos que permitan la Ley y el estatuto social.

Artículo 7. De la difusión del Aviso

7.1 El directorio o el gerente general, según sea el caso, que decida acogerse al régimen excepcional establecido en las Normas, no se encuentra obligado a efectuar la publicación o publicaciones de la convocatoria a que se refiere el artículo 43 de la Ley, siempre que la difusión del Aviso se realice en el Portal del Mercado de Valores (www.smv.gob.pe), lo que sustituye y tiene los mismos efectos legales que la publicación que trata dicho artículo o la contemplada en el estatuto social.

7.2 La difusión del Aviso debe realizarse conforme a lo siguiente:

7.2.1 En el caso de Sociedades Emisoras: Debe remitirse como hecho de importancia a través del sistema MVNet. En el hecho de importancia, se dará cuenta de la fecha del acuerdo de convocatoria, se adjuntarán el Aviso, el Documento Informativo, así como la información y documentación relacionadas con los asuntos a tratar que exige el Reglamento de Hechos de Importancia. Es facultativa la presentación de la información y documentación relacionada con los demás asuntos a tratar. Cuando se opte por no adjuntar dicha información o documentación, deberán implementarse los mecanismos necesarios que permitan a sus accionistas acceder a toda la información de manera oportuna y adecuada; dichos mecanismos deberán ser revelados en el Documento Informativo. Adicionalmente, deberá difundirse el Aviso, el Documento Informativo y la información o documentación anexa al mismo en la página web de la Sociedad Emisora, dicha obligación no aplica a las Sociedades Emisoras del Régimen MAV, cuando no cuenten con página web.

7.2.2 En el caso de Sociedades Emisoras del Mercado de Inversionistas Institucionales y que no tengan valores inscritos en el Régimen General o Régimen MAV: Deberá presentarse como información eventual a través del sistema MVNet. En dicha información se dará cuenta de la fecha del acuerdo de convocatoria, se adjuntarán el Aviso y el Documento Informativo; siendo facultativo adjuntar la información y documentación relacionadas con los asuntos a tratar. Cuando se opte por no adjuntar dicha información o documentación, deberá implementarse los mecanismos necesarios que permitan a sus accionistas acceder a toda la información de manera oportuna y adecuada; dichos mecanismos deberán ser revelados en el Documento Informativo. Adicionalmente, deberá difundirse el Aviso, el Documento Informativo y la documentación o información anexa al mismo, de ser el caso, en la página web de la Sociedad Emisora.

7.2.3 En el caso de las Entidades: Deberá remitirse a través del sistema MVNet en la misma fecha de adoptado el acuerdo de convocatoria, el Aviso y el Documento Informativo; siendo facultativo adjuntar la información y documentación relacionadas con los asuntos a tratar. Cuando se opte por no adjuntar dicha información o documentación, deberá implementarse los mecanismos necesarios que permitan a sus accionistas acceder a toda la información de manera oportuna y adecuada; dichos mecanismos deberán ser revelados en el Documento Informativo.

7.3 En los casos a que se refiere el numeral 7.2.1 precedente, en los que resulta obligatoria la publicación en la página web de la Persona Jurídica del Aviso, Documento Informativo y demás documentación e información, se considera cumplida dicha obligación incluyendo en su página web el enlace correspondiente al Portal del Mercado de Valores (www.smv.gob.pe). La difusión en la página web de la Persona Jurídica se mantiene cuando menos hasta la fecha de la efectiva celebración de la junta de accionistas. Igualmente, se mantiene la difusión de la demás información y documentación relacionada con los asuntos a tratar en los medios revelados en el aviso de convocatoria.

7.4 La fecha de difusión del Aviso se acredita con el recibo electrónico emitido por el sistema MVNet de haber remitido el hecho de importancia, la información eventual o la comunicación a la SMV, en el caso de los numerales 7.2.1, 7.2.2 y 7.2.3, respectivamente. En todos los supuestos, la fecha indicada en los recibos electrónicos equivale a fecha cierta.

7.5 Las Personas Jurídicas remiten la documentación indicada en los numerales anteriores a través del sistema MVNet y ésta se difunde de manera automática en la sección “Juntas de Accionistas o Asambleas de Obligacionistas No Presenciales” del Portal del Mercado de Valores de la SMV (www.smv.gob.pe).

7.6 Adicionalmente a lo dispuesto en los numerales 7.2.1, 7.2.2 y 7.2.3, las Personas Jurídicas podrán remitir el Aviso mediante correo electrónico a sus accionistas.

Artículo 8. Antelación de la difusión del Aviso

8.1 Durante la vigencia de las Normas, aun cuando los estatutos de las Personas Jurídicas establezcan plazos mayores, excepcionalmente se aplicarán los siguientes:

8.1.1 El Aviso deberá publicarse con una antelación no menor a cinco (5) días calendario de la fecha de celebración de la junta. Dicho intervalo, en el caso de las sociedades anónimas abiertas, no puede ser menor a diez (10) días calendario.

8.1.2 Entre la fecha de la primera y segunda convocatoria debe mediar no menos de dos (2) ni más de cinco (5) días calendario. La misma regla aplica para la tercera convocatoria, en el caso de las sociedades anónimas abiertas.

Subcapítulo II

De la celebración de la junta general de accionistas no presencial

Artículo 9. De la designación de representantes por parte de los accionistas y registro de poderes ante la sociedad

Cuando el accionista decida hacerse representar por otra persona, debe observar lo siguiente:

9.1 El poder de representación debe ser otorgado con carácter especial para cada junta general de accionistas no presencial, salvo que se haya otorgado por escritura pública para participar en juntas de accionistas.

9.2 Los poderes de representación deben ser registrados ante la Persona Jurídica con una anticipación no menor de veinticuatro (24) horas a la hora fijada para la celebración de la junta general de accionistas, en primera, segunda o tercera convocatoria, según corresponda.

9.3 Los poderes relativos a la designación de representantes serán remitidos por los medios tecnológicos o telemáticos indicados en el Documento Informativo correspondiente.

Artículo 10. Lugar de celebración de junta general no presencial

La junta general de accionistas que se lleve a cabo por los medios y en la forma señalada en las Normas se entenderá celebrada en el domicilio social, o en el fijado en el estatuto de la Persona Jurídica, lo cual se indicará en las actas como también la modalidad usada para la celebración y votación.

Artículo 11. Procedimiento a seguir durante la celebración de junta general no presencial

11.1 Pueden participar en la junta general de accionistas y ejercer sus derechos, los titulares de acciones con derecho a voto que figuren inscritos en la matrícula de acciones y/o en el registro contable que lleva la institución de liquidación y compensación de valores con una anticipación no menor de dos (2) días calendario al de la celebración de la junta general de accionistas; y, en el caso de una sociedad anónima abierta, con una anticipación no menor de cinco (5) días calendario.

11.2 Los medios tecnológicos o telemáticos para la celebración de juntas generales de accionistas no presenciales indicados en el aviso de convocatoria, permiten durante la celebración de la junta, al menos, la transmisión simultánea de voz y sonido para la junta general de accionistas, así como la participación de los asistentes a la junta. Asimismo, es obligatoria la transmisión de imagen del presidente y del secretario de la junta.

11.3 En la fecha y hora indicada en el aviso de convocatoria, el presidente de la junta general de accionistas, una vez comprobado que se cuenta con el quórum requerido por la Ley o el estatuto, según el mecanismo de registro de asistencia que el Aviso haya contemplado, declarará instalada la junta general de accionistas no presencial. El mecanismo de registro de asistencia deberá permitir obtener un listado de asistentes a la junta. Tanto la verificación del quórum y las mayorías requeridas para la adopción de los acuerdos serán de responsabilidad del presidente de la junta, quien además permitirá el ejercicio de los derechos políticos de los accionistas.

11.4 En el caso de que se haya establecido el correo electrónico como medio para dejar constancia del voto u otro medio tecnológico análogo, la sociedad adoptará las medidas que le permitan identificar a los accionistas que participan en la junta general de accionistas no presencial mediante esta modalidad.

11.5 De optarse por la emisión del voto anticipado, éste podrá realizarse por correo electrónico, el que podrá ser firmado electrónica o digitalmente, siempre que la sociedad haya tomado las medidas necesarias para corroborar de manera previa la identidad del accionista. Adicionalmente, la sociedad deberá implementar medidas para cautelar la reserva del voto hasta el fin del proceso de votación. En caso de que se permita la emisión de voto anticipado, se considerará la participación del accionista a efectos de determinar el quórum para la instalación de la junta.

Artículo 12. Responsabilidad del directorio o del gerente general

Corresponde al directorio determinar los medios tecnológicos o telemáticos que consideren más adecuados para la celebración de las juntas generales de accionistas no presenciales, considerando que éstos ofrezcan las condiciones de seguridad y acceso a todos los accionistas o sus representantes, y que les permitan identificar a sus accionistas o sus representantes y obtener constancia de su asistencia, participación y votación y cumpliendo las demás exigencias previstas en las Normas. Similar facultad corresponde al gerente general en aquellas Personas Jurídicas que no cuenten con directorio.

Artículo 13. Responsabilidad del presidente y secretario de la junta

El presidente de la junta general de accionistas es responsable ante la sociedad de velar durante la celebración de ésta que se apliquen los procedimientos y medios acordados por el directorio o gerente general, según corresponda, así como las demás condiciones señaladas en el artículo anterior, y que fueron debidamente informadas al mercado a través del Documento Informativo.

El secretario de la junta general de accionistas no presencial es responsable de que el acta refleje lo tratado en la junta de accionistas y los acuerdos adoptados, siendo el único obligado a firmarla. Adicionalmente, es responsable de emitir las certificaciones correspondientes.

Sin perjuicio de lo mencionado en el párrafo precedente, el acta podrá ser firmada, además, por el presidente de la junta general de accionistas no presencial y por el o los accionistas designados para tal efecto.

En caso de que intervenga un notario de manera remota en dicho acto, éste dará fe de la celebración de dicha junta y de los acuerdos adoptados.

En el acta de cada junta general de accionistas, adicionalmente a lo requerido por la Ley, debe constar cuando menos el medio tecnológico o telemático utilizado para la celebración de la junta.

Artículo 14. Obligación de informar como hecho de importancia los acuerdos adoptados

Las Sociedades Emisoras, deberán comunicar como hecho de importancia aquellos acuerdos que hubiesen adoptado en las juntas generales de accionistas realizadas al amparo de las Normas. Esta obligación no es exigible a las Sociedades Emisoras del Mercado de Inversionistas Institucionales - MII, siempre que no tengan otro valor inscrito en el Régimen General.

Por excepción, las Sociedades Emisoras podrán comunicar como hecho de importancia los referidos acuerdos adoptados hasta el día hábil siguiente y antes del inicio de la sesión de negociación del mecanismo centralizado de negociación en el que se encuentren listados sus valores.

Artículo 15. Conservación de información de la junta general de accionistas no presencial

La Sociedad Emisora debe conservar durante cinco (5) años la grabación de la junta general de accionistas no presencial, así como toda documentación, video conferencia, soporte digital o cualquier información de naturaleza similar que acredite la convocatoria y celebración de juntas generales de accionistas no presenciales, así como el otorgamiento del derecho al acceso de la información, el derecho de participación y el derecho de voto de todos los accionistas o sus representantes. En caso de que se utilicen archivos electrónicos o microformas digitales, los mismos deberán sujetarse a la legislación de la materia.

Tratándose de Entidades que actúan como Sociedades Emisoras, el plazo de conservación es de diez (10) años.

Artículo 16. Juntas especiales

Lo dispuesto en las Normas es de aplicación, en lo pertinente, a las juntas especiales de accionistas.

Capítulo II

De las asambleas de obligacionistas no presenciales

Artículo 17. Convocatoria y celebración de las asambleas de obligacionistas

En las asambleas de obligacionistas no presenciales se debe observar, en lo que fuere aplicable, lo dispuesto en las Normas para la juntas generales de accionistas no presenciales.

Artículo 18. Contenido del aviso de convocatoria a asambleas de obligacionistas no presenciales

18.1 El aviso debe contener como mínimo la siguiente información:

18.1.1 En texto destacado: “CONVOCATORIA A ASAMBLEA DE OBLIGACIONISTAS NO PRESENCIAL – Decreto de Urgencia N.º 056-2020”.

18.1.2 La denominación social de la Persona Jurídica que realiza la convocatoria y datos de la emisión de valores correspondiente.

18.1.3 Fecha y hora en la que se celebrará la asamblea de obligacionistas no presencial, así como la fecha y hora de la segunda convocatoria, de ser el caso.

18.1.4 El listado de los asuntos a tratar.